ASE GROUP ASISTENCIA ESPECIALIZADA SAS, con domicilio en la ciudad de Barranquilla, ubicada en la Calle 88 No. 70-08 de la misma ciudad, dirección de correo electrónico info@asegroup.com.co y teléfono de contacto 3176707371, en cumplimiento de la legislación vigente, especialmente la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normativas aplicables, establece esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, con el fin de garantizar el manejo adecuado, seguro y transparente de la información personal que tratamos.
1. OBJETIVO
El objetivo de esta Política es regular el tratamiento de los datos personales que ASE GROUP ASISTENCIA ESPECIALIZADA SAS recolecta, almacena, usa, circula, transfiere o suprime, asegurando que se cumplan los principios establecidos en la legislación vigente y que se protejan los derechos de los Titulares de los datos personales.
2. ALCANCE
Esta Política es aplicable a todos los datos personales recolectados y tratados por ASE GROUP ASISTENCIA ESPECIALIZADA SAS en el desarrollo de su actividad profesional, sin importar el medio a través del cual estos sean obtenidos (directamente de los Titulares, por medios electrónicos, físicos o cualquier otra fuente).
3. DEFINICIONES
Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en la presente Política y de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente sobre la materia, se entiende por:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
- Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
- Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
- Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante (cámara de comercio) o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.
- Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o a la sociedad en general.
- Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.
4. PRINCIPIOS
Para el adecuado tratamiento de datos personales que componen las Bases de Datos, así como para la interpretación y ejecución de las presentes políticas, se acatarán de manera armónica e integral los siguientes principios:
- Principio de legalidad: El tratamiento se realizará conforme a la ley.
- Principio de finalidad: Los datos serán recolectados con fines legítimos, específicos y explícitos, y no serán tratados de manera incompatible con dichos fines.
- Principio de necesidad: El tratamiento se limitará a lo estrictamente necesario para cumplir con la finalidad para la cual fueron recolectados.
- Principio de proporcionalidad: Los datos serán tratados de manera adecuada, pertinente y no excesiva respecto a la finalidad.
- Principio de seguridad: Se adoptarán las medidas necesarias para proteger los datos personales frente a riesgos de acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación indebida.
- Principio de transparencia: Los Titulares serán informados de manera clara y completa sobre el tratamiento que se les dará a sus datos personales.
5. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS
ASE GROUP ASISTENCIA ESPECIALIZADA SAS será considerado para todos los efectos como responsable del tratamiento de datos personales de conformidad con lo establecido en el marco normativo vigente y en la presente política de tratamiento.
6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS
La información y datos personales suministrados podrán ser utilizados por ASE GROUP ASISTENCIA ESPECIALIZADA SAS, en su calidad de responsable de la información recaudada, para:
- El desarrollo de los fines y las funciones propias de la Empresa.
- Fines estadísticos, comerciales, informáticos y de seguimiento a los servicios prestados.
- Labores de mercadeo y notificación.
- Contacto con el usuario para aspectos contables y de nómina.
- Ejecución de relaciones contractuales.
- Otros usos específicos indicados en la autorización otorgada por el titular del dato.
Los datos personales serán recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y en general gestionados de acuerdo y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada tratamiento y durante el tiempo que sea razonable y necesario. Para ello, ASE GROUP ASISTENCIA ESPECIALIZADA SAS tendrá en cuenta las disposiciones aplicables en la materia de que se trate y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
7. AUTORIZACIÓN DE USO DE DATOS PERSONALES
Las actividades de tratamiento de información reglamentadas por la presente política serán ejecutadas exclusivamente sobre datos personales cuyos titulares hayan emitido su autorización de manera previa, expresa e informada.
No obstante, ASE GROUP ASISTENCIA ESPECIALIZADA SAS se reserva el derecho a ejecutar actividades de tratamiento sobre información cuya autorización no sea requerida en virtud de las disposiciones legales. En tales casos, continúan vigentes los compromisos de ASE GROUP ASISTENCIA ESPECIALIZADA SAS frente a los titulares establecidos en la presente política.
Para los efectos pertinentes, ASE GROUP ASISTENCIA ESPECIALIZADA SAS puede obtener los datos sometidos a tratamiento recolectándolos directamente (previa autorización) o de bases de datos suministradas por terceros, quienes previamente hayan obtenido autorización de los Titulares.
Son derechos del titular de la información:
- Derecho de actualización, conocimiento y supresión:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o Encargados del Tratamiento establecidos por parte de ASE GROUP ASISTENCIA ESPECIALIZADA SAS. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Derecho de prueba:
Solicitar prueba de la autorización otorgada salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
- Derecho de información:
Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Derecho de quejas y reclamos:
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Derecho de revocación:
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.
- Derecho de acceso:
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
9. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER SUS DERECHOS Y RESPONSABLES
9.1. Procedimiento para realizar consultas
Los Titulares podrán consultar la información personal del Titular que repose en ASE GROUP ASISTENCIA ESPECIALIZADA SAS, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
- La consulta se formulará a través del correo electrónico info@asegroup.com.co o mediante la remisión de comunicación escrita dirigida a la dirección administrativa de ASE GROUP ASISTENCIA ESPECIALIZADA SAS en la ciudad de Barranquilla, en la calle 88 No. 70-08 oficina 2.
- La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
- Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
9.2. Procedimiento para presentar reclamos
Mediante este procedimiento, el Titular o quien esté autorizado podrá formular reclamaciones para:
- Actualizar, modificar, rectificar o suprimir los datos del Titular.
- Revocar la Autorización del Titular para el Tratamiento de Datos.
- Presentar un reclamo cuando considere que existe un presunto incumplimiento de los deberes relacionados con el Tratamiento de Datos Personales, de acuerdo con lo previsto en estas Políticas o en la Ley de Protección de Datos Personales y las normas que la complementen o modifiquen.
El Titular podrá revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando:
- No se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales (siempre y cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias al ordenamiento).
- En virtud de la solicitud libre y voluntaria del Titular del dato, cuando no exista una obligación legal o contractual que imponga permanecer en la base de datos.
Sin perjuicio de las normas que ASE GROUP ASISTENCIA ESPECIALIZADA SAS deba cumplir en materia de retención documental, suprimirá los datos o suspenderá su uso cuando a ello haya lugar, respetando las normas sobre conservación documental que le son aplicables.
Procedimiento para la atención de reclamos:
- El Titular o quien esté autorizado podrán formular reclamos cuando:
- Considere que la información del Titular contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión.
- Advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos.
- Revoque la autorización para el Tratamiento del Titular.
- El reclamo del interesado debe contener:
- Identificación del Titular (nombres y apellidos, tipo y número de documento de identidad, dirección, teléfono de contacto y e-mail).
- Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
- Documentos que soporten su reclamación (si aplica).
- Si el reclamo está incompleto, ASE GROUP ASISTENCIA ESPECIALIZADA SAS solicitará al interesado subsanar las fallas o remitir la información o documentación que se requiera dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
- En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de tres (3) días hábiles e informará de la situación al interesado.
- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a tres (3) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
9.3. Legitimidad
Se encuentran legitimados para ejercer los derechos establecidos en esta política y los demás reconocidos por la ley:
- El titular del dato.
- Sus causahabientes.
- Las personas autorizadas por el titular o por estos (debiendo acreditar la calidad que se invoque).
9.4. Competencia
ASE GROUP ASISTENCIA ESPECIALIZADA SAS designa al área de calidad para velar por la protección de los datos personales que reposen en las bases de datos y dar trámite a las solicitudes y reclamos de los Titulares para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria, a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
10. MEDIDAS DE SEGURIDAD
ASE GROUP ASISTENCIA ESPECIALIZADA SAS adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los Datos Personales objeto de tratamiento, con el fin de evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o por medios fraudulentos.
11. VIGENCIA
La presente política rige a partir de la fecha de su expedición. Las modificaciones se realizarán cuando se requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. De lo contrario, serán comunicadas previamente a los Titulares. La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.
La PTD (tratamiento de datos personales) rige a partir del 2 de diciembre de 2024, con vigencia indefinida.
